ビジネスシーンでの「正しい仕事の断り方」【ビジネスマナー塾】

どんな敏腕営業マンであっても、ビジネスシーンで仕事先からの依頼を断るというのは、気がひけるものです。断り方はもちろん、今後の関係に影響しないようにするために、仕事を受けるとき以上に気を配るポイントはたくさん。そしてこれは、営業マンだけでなく、個人事業主にとっても知っておくべきビジネスマナー。今回は、相手に不愉快な思いをさせず、逆に今後のチャンスに繋げられるような、そんな「ビジネスシーンでの断り方」について考えます。

2018年07月10日

ビジネスマナーに違反する断り方とは?

どんな職種であれ、社会と関わって仕事をしている限り、どのような仕事もすべて受けられるというような状況はあまりありません。会社に属している人であれば、さまざまな対象者から物事(仕事以外のことも)を依頼されるでしょうが、上司や同僚からの依頼は、それまでに築いた人間関係のもとに「今、とても忙しくて難しい」など、断ることもあるでしょう。他社からの依頼にしても、まずは「社で検討します」と伝え、断るときは会社理由にして伝えるという方法があります。

今回、ここで考えたいのは、個人で仕事をしている料理家やスタイリストといった職種に就く人が、第三者から依頼された仕事をどうしても受けられない時の断り方について。事情は、まさにさまざまでしょう。お世話になっている人からの依頼であるにもかかわらず、忙しすぎてどうしても無理。前からやりたくてたまらなかった憧れの会社からの仕事依頼だというのに、日程がどうしても合わない。とてもやりたい仕事である反面、ギャランティーが安すぎて躊躇している、など……。いずれにしても、「断る」までの道すじは個人理由でいろいろあって当然です。問題なのは「断り方」。そのいかんによっては、ビジネスマナー違反だとみなされ、今後の仕事に影響したり、もっと悪い場合は仕事がこなくなったり、他の人にも失態を知られるようなことにもなりかねません。

ビジネスシーンにおける「仕事の断り方」、基本ポイント

断る理由はどうであれ、ビジネスの世界には「断り方のマナー」というものがあります。断り方さえスマートで、礼儀作法から逸脱していなければ、相手に必要以上に悪い感情を抱かせることはなく、今後もまた仕事のチャンスは巡ってくることでしょう。逆に、断り方がなっていないと、たとえあなたに非がなくてもなんとなくお互いに後味の悪い印象が残り、「もうこの人には声をかけたくない」と思われることにも。では、どのようにするのが、ビジネスシーンでの正しい断り方なのでしょうか。

1)まずはお詫びの言葉を伝える

どんな場合でも、断る時にまず口にすべきは「大変申し訳ありません」という気持ちを表す言葉。イベントや企画へのお誘い、あるいは仕事の依頼など、断る内容はさまざまでしょうが、いずれにしても先方が声をかけてくれたことの裏には、あなたに対する期待や好意があります。これを却下するわけですから、少々依頼の内容に不満を感じることがあったとしても、まずはそういった気持ちは匂わせず「期待に添えず、申し訳ありませんが」と最初に伝えるべきなのです。メールがいいか、電話にすべきかについては、「メールの書き方、正解と注意点」の回をご覧ください。

 

2)引き受けられない理由を説明する

ただ、「すみません、残念ながら出来ません」だけだと、相手によってはいきなり頭から断られたような印象を抱かせてしまうことも。簡単に、「なぜなら…………」と理由を伝えた方が、そのあとはスムーズです。

しかし、ここが難しいところなのですが、くどくどと回りくどい詳細な理由を伝えるのも考えもの。自分に置き換えて想像してみてください。イベントに行こうと誘った相手から、長大な文章の断りメールが来て、さらにあまりにも詳細で些末なことが延々と書かれていたら。きっとうんざりしてしまい、「この人に何か言うと、あとあと面倒だな」と思ってしまいませんか。

万能な断り方というのは残念ながらありませんが、例えば仕事の依頼であったならば、日程が合わない、忙しくて着手できそうにない、経験が少なくて自信がない、他社からの依頼で同様の仕事を手がけているので契約&仁義上難しいなどという「当たり障りはないけれど、確固たる理由がある断り方」であれば、相手に嫌な印象を持たれることはないはずです。

また、企業での就労経験が少ない人にありがちですが、断る理由に家族のことなど、プライベートを話題に出す必要はありません。言う方が気分的に楽になることもありますが、「子供の学校行事があって」と詳細を伝えるよりはやはり、「その日はどうしてもキャンセルできない予定が入っていて」という言い方のほうがビジネスマナーには適しています。小さい子供や介護が必要な家族を抱えているフリーの人の場合、「緊急で家族のケアが必要になることもあるので、伝えておいたほうが今後、相手にとっても親切かも」と思うこともあるかもしれませんが、よほど深い仕事関係になる場合はともかくとして、家の中のことを仕事で携わる外部に伝える必要はありません。

3)次回は引き受けたい気持ちを伝える

これも、ビジネスシーンで断る際に必要なこと。「お引き受けしたい気持ちは山々ですが」という意思を、断る言葉とともに示しておくことで、今回残念ながら受けられなかったとしても今後へのチャンスがつながります。

しかしこれも、どんな場合にもそうすべき、というわけではありません。例えば、どうしても肌に合わないイベントへの誘いや、賛同できない企業からの仕事依頼の場合などは、次回は引き受けたいなどと言っても嘘になります。相手を傷つけることのないように気を配りつつ、「その手のイベントはなかなかなじみがなくて、参加させていただく理由が見いだせないんですよね」「●●(企業名)の企業理念とは真逆の仕事に関わることも実は多くて、きっとご迷惑になるかと考えています」などと伝えれば、相手も察してくれるはずです。

4)早めに断る

これは、ビジネスシーンでの断り方としては、意外かもしれませんが重要なポイントです。仕事の依頼をくれた相手に対して、「すぐに断ったら気を悪くされてしまいそう。私自身、ちょっと迷うところもあるし、いったん考える時間をもらおう」と考えたこと、ありませんか?

もちろん、即決することがビジネスルールではありませんので、時間をかけて考ても失礼ではありません。しかし、その間の時間が相手にとってどういうものであるかは、知っておいた方が良いでしょう。仕事の依頼にしてもイベントへの参加依頼にしても、あなたが断った後、相手は次の候補者に声がけをしなければなりません。あなたの才能ありき、という特別な仕事の場合であれば別ですが、企業からの依頼であれば、たいていは仕事の枠は決められており、そこにはまるように人材をアテンドすることが求められているからです。

「考えさせてほしい」と言われたら、相手は当然、期待を持って待つことになります。その間、こちらも「条件が良ければ受けてもいいかも」と思うあまりに、細かい質問を何度もメールで送ったりすると、相手の期待はさらに高まります。その挙句に断ったりすれば、「最初に言ってよ!」となっても仕方がありません。ビジネスシーンでは、どんな仕事にも必ず時間や予算に制限があるもの。依頼や誘いがあった時、もし不足している情報があれば、その場でビジネスライクに項目を立てて確認しましょう。そして、考えたり調整する必要があれば、「●日ほど、考える時間をいただいてもいいですか?」と相手に問うこと。「お返事はいつまでに差し上げれば良いですか?」と聞けば、スマートです。

 

5)断る際もお礼を伝える

残念ながら今回は縁がなかった、ということで依頼を断るときは、最後に必ずお礼を伝えるようにしましょう。「せっかくお声をかけていただいたのに、本当に残念です。ですが、私に声をかけてくださって光栄です。ありがとうございました」と、メールでも電話でも直接でも、伝えられると素敵です。相手に、さらに残念に思ってもらえたなら、ビジネスシーンとしては成功です。いつかまた機会が巡ってくることでしょう。

絶対にやってはいけない、ドタキャンの話

さて、ビジネスマナーでの断り方について細かくお伝えしてきました。しかし、断り方で失敗するよりももっとビジネスマナーに違反することがあります。それがドタキャン。イベント参加の意向を伝えておきながら、直前になって「行けなくなりました」と断る。仕事の依頼を受けたにも関わらず、だんだん気が重くなってきて断る。「本当にそんな人がいるの?」と思う人もいるかもしれませんが、軽い気持ちで断ってしまったことが結果的に「ドタキャン」だとみなされてしまうことも多々あります。

「何十人も集まるイベントだし、一人くらい欠席してもいいのではないか」「私でなくても、ほかに適任者がいるのではないか」……などと軽く考えてしまうケースもあるかもしれません。しかし、想像してほしいのは、依頼者側がその裏でどのような事態に陥っているか、です。

例えば、イベントや企画の場合、参加者の人数や顔ぶれというのは、主催者側が事前にレポートを共有している場合が多々あります。担当者が主催者にこれらを報告したあとでドタキャンが出てしまったら、時間がある場合なら担当者は代わりの人を血眼になって探さなければならないかもしれませんし、それが出来なかった場合、人数が欠けていることで主催者に責められる可能性も。

撮影などの仕事を任されたのにドタキャンしてしまった場合は、さらに事態は深刻です。ほかに適任者はいたかもしれませんが、いったん人選が決まったら、さまざまな関係者の間で、その企画に向けての作業はスタートしています。直前に仕事を断るというのは、そういった流れを個人都合で断ち切ってしまうということ。二度と仕事の依頼が来なくなる可能性もあることを、十分に理解しておかなければなりません。

不慮のドタキャン、正しい対応方法と謝り方は?

少々厳しい話をお伝えしました。ビジネスシーンで何かしら依頼された場合、早々に「NO」の返事をするのは「断る」という行為で問題はありませんが、直前になって断るというのは、これは明らかにマナー違反。

しかし、時にはイレギュラーでどうしようもない事態が発生することもあります。例えば、イベントや仕事の日に自分や家族がインフルエンザにかかったら? 親戚に不幸があったら? もちろん、そんな場合にまで仕事を優先したら、逆に相手に迷惑をかけてしまいますから不慮のドタキャンになるのは仕方ありません。そんな時には、前述しましたが、お詫びの言葉と行動がカギとなります。

まずは真摯にお詫びの言葉を伝えること。本当に申し訳なく、残念に考えていることを正直に伝えましょう。そして、ここからが大事なことですが、穴をあけてしまうのは自己責任ですので、自分なりのフォロー策を考えて相手に提案してみることです。

「本日、インフルエンザにかかったのでどうしても行けないのですが、私の知り合いで良ければ声をかけてみますがいかがでしょうか」「撮影直前で、今から日程変更も難しいと思うので、信頼できる同業の友人に頼み、これまでの内容も引継ぎして伝えますがいかがでしょう」など。

もちろん、厳しい状況下で無理やり考える対応策なので、相手が認めるかどうかはわかりませんが、対応について精一杯考えて提案することで、少しでもあなたの誠意は伝わるはず。

また、こういった対策は、相手のためにだけ提案するものではありません。あくまでも、今後の自分の仕事の可能性を不本意なことで狭めてしまわないようにという意味もあります。フリー、会社勤めに限らず、ビジネスシーンにおいては、いい仕事をすることで得られる信頼よりも、ちょっとしたことで失ってしまう不信感の方がずっと大きいものであると、仕事を受ける際には肝に命じておきましょう。

まとめ

仕事を受けるワクワク感とは真逆に、「断り方」というナーバスなビジネスマナーについてお伝えしました。友人同士とのやりとりとは異なり、ビジネスシーンでの人間関係、信頼関係は、築くには苦労するものの、崩れ去るときは一瞬です。丁寧に断ったつもりなのに、自分自身の意思に反して、会ったこともない人が抱いたほんの小さな「印象」が、預かり知らないところで自分の可能性をつぶしてしまうようなことになっていたとしたら? 恐ろしい話です。

必要以上に怯えたり神経質になったりせずに楽しく仕事をするためにも、損をしないビジネスマナー、「仕事上での上手な断り方」を、ぜひ身につけてください。

 

写真/Getty Images

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