5）断る際もお礼を伝える
残念ながら今回は縁がなかった、ということで依頼を断るときは、最後に必ずお礼を伝えるようにしましょう。「せっかくお声をかけていただいたのに、本当に残念です。ですが、私に声をかけてくださって光栄です。ありがとうございました」と、メールでも電話でも直接でも、伝えられると素敵です。相手に、さらに残念に思ってもらえたなら、ビジネスシーンとしては成功です。いつかまた機会が巡ってくることでしょう。
絶対にやってはいけない、ドタキャンの話
さて、ビジネスマナーでの断り方について細かくお伝えしてきました。しかし、断り方で失敗するよりももっとビジネスマナーに違反することがあります。それがドタキャン。イベント参加の意向を伝えておきながら、直前になって「行けなくなりました」と断る。仕事の依頼を受けたにも関わらず、だんだん気が重くなってきて断る。「本当にそんな人がいるの？」と思う人もいるかもしれませんが、軽い気持ちで断ってしまったことが結果的に「ドタキャン」だとみなされてしまうことも多々あります。
「何十人も集まるイベントだし、一人くらい欠席してもいいのではないか」「私でなくても、ほかに適任者がいるのではないか」……などと軽く考えてしまうケースもあるかもしれません。しかし、想像してほしいのは、依頼者側がその裏でどのような事態に陥っているか、です。
例えば、イベントや企画の場合、参加者の人数や顔ぶれというのは、主催者側が事前にレポートを共有している場合が多々あります。担当者が主催者にこれらを報告したあとでドタキャンが出てしまったら、時間がある場合なら担当者は代わりの人を血眼になって探さなければならないかもしれませんし、それが出来なかった場合、人数が欠けていることで主催者に責められる可能性も。
撮影などの仕事を任されたのにドタキャンしてしまった場合は、さらに事態は深刻です。ほかに適任者はいたかもしれませんが、いったん人選が決まったら、さまざまな関係者の間で、その企画に向けての作業はスタートしています。直前に仕事を断るというのは、そういった流れを個人都合で断ち切ってしまうということ。二度と仕事の依頼が来なくなる可能性もあることを、十分に理解しておかなければなりません。
不慮のドタキャン、正しい対応方法と謝り方は？
少々厳しい話をお伝えしました。ビジネスシーンで何かしら依頼された場合、早々に「NO」の返事をするのは「断る」という行為で問題はありませんが、直前になって断るというのは、これは明らかにマナー違反。
しかし、時にはイレギュラーでどうしようもない事態が発生することもあります。例えば、イベントや仕事の日に自分や家族がインフルエンザにかかったら？ 親戚に不幸があったら？ もちろん、そんな場合にまで仕事を優先したら、逆に相手に迷惑をかけてしまいますから不慮のドタキャンになるのは仕方ありません。そんな時には、前述しましたが、お詫びの言葉と行動がカギとなります。
まずは真摯にお詫びの言葉を伝えること。本当に申し訳なく、残念に考えていることを正直に伝えましょう。そして、ここからが大事なことですが、穴をあけてしまうのは自己責任ですので、自分なりのフォロー策を考えて相手に提案してみることです。
「本日、インフルエンザにかかったのでどうしても行けないのですが、私の知り合いで良ければ声をかけてみますがいかがでしょうか」「撮影直前で、今から日程変更も難しいと思うので、信頼できる同業の友人に頼み、これまでの内容も引継ぎして伝えますがいかがでしょう」など。
もちろん、厳しい状況下で無理やり考える対応策なので、相手が認めるかどうかはわかりませんが、対応について精一杯考えて提案することで、少しでもあなたの誠意は伝わるはず。
