ビジネスメールの書き方、正解と注意点

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【ビジネスマナー塾】メールの書き方、正解と注意点

オフィシャルな場に不慣れな人でも、すぐに役立つビジネスマナーをお伝えする連載がスタート! 今まで企業での勤務経験がなかったり、ビジネスの場で人とコミュニケートする機会が少なかった、そんな人こそぜひ一度目を通してみてください。

初回となる今回は、信頼されるビジネスメールの書き方、送り方について。仕事でメールを使う機会は多々あるものの、そのたびにビジネスメール特有のマナーについて悩んでいる人も多いのでは? たった一度のメールのやり取りでチャンスを逃したり、信頼を失ってしまうこともあるけれど、ちょっとしたコツを知るだけで一気に便利なビジネスパートナーになってくれるはずです。「基本のき」についてまとめてみました。

2018年04月1日

仕事のやりとりは何から何まですべてメールで行うのが正解、という話ではありません。肝心なのは、“コミュニケーションのTPO”的なものが重視されるようになった現代では、メールで済ませるべき案件を電話してきたり、逆に電話するべきタイミングなのにメールで済ませたりということを続けていると、「この人に仕事を任せて大丈夫かな?」と、軽いマナー違反だと思われたりすることも。

SNSメールで軽く伝えてもいいこと。ビジネスメールで伝えるべきこと。電話で伝えた方が良い繊細なニュアンス。直接会って話さなければならない案件。それらの境界がどこにあるかを判断できる力が、料理家や若い世代に限った話ではなく、現代の社会人には求められているのです。

相手の状況を想像すると、コミュニケーション手段の正解はおのずと分かる

メールか、電話か。難しく感じてしまいそうですが、判断するのは簡単です。自分の状況ではなく、相手の状況や性格、やり方を考えれば、どの通信方法が適切なのかはおのずと分かるはず。

例えば、何かのパーティーで出会った出版社の編集者から届いたメール。「雑誌でレシピを紹介する仕事に興味があれば、一度連絡ください」とあったら、どう対応するのが良いのでしょうか。

こういう場合は、もちろんメールでの返信でOKです。もし、あなたがかねてよりずっとその雑誌で仕事がしたいと思っていて、先方からの連絡に舞い上がってしまったとしても、電話する必要はありません。「連絡ください」と言われていても、きっと相手は忙しい業務でしょうし、どんな性格の人かもまだよくわかりません。ごくシンプルな文面のビジネスライクなメールで、先日のお礼や、仕事に興味があること、過去の仕事例などをごく簡単に伝え、連絡方法については、あなたのメールアドレスと、伝えて良いなら、仕事に使っている電話番号を記載しておけばビジネスマナーとしても十分です。

その他についても、基本的に相手のテンションに沿った形でコミュニケートしていれば、大きく失敗することはありません。また、メールだとやりとりの履歴が残るので、新規の仕事が始まる時などはなるべくメールのやり取りにしておけば、後から仕事内容やギャランティについて確認する場合にも便利です。

ビジネスで電話を使うタイミングとは、緊急案件を伝える時

仕事のやりとりの基本はメールの方が便利であることが多い一方、絶対に電話をした方が良い時もあります。それは、緊急時です。

仕事で料理セミナーに向かう途中、道が渋滞してタクシーが動かなくなった(遅れそう!)。生産者から取り寄せた食材をレッスンに使おうとしたら傷んでいた(誰かがこれを食べたら体調を崩すかも!)。このような時にメールで状況を報告するのはNG。マナー違反です。SNSのメッセージなどもやめた方がよいでしょう。緊急を要する場合は電話で伝えるのが正解です。

また、コミュニケーション能力の高い人は、シチュエーションに応じてあえて電話を使うことも。頑張り屋の生徒がソムリエ試験に合格したと知った時、あえて電話をかけておめでとうと伝えるなど。意外な電話だったとしても、賞賛の気持ちを直に伝えられたらきっと相手は感動します。もちろん、その場合も、相手が忙しそうな時間帯は避けること。声色を見て、喜んでいる様子が感じられたら「おめでとう」と優しく伝えることです。

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