失敗しない電話のかけ方、対応&応対

スキルアップ

企業勤務経験がなくても、ビジネスに不慣れでも、フリーで仕事をする以上、避けては通れない「必要最低限のビジネスマナー」というものがあります。ビジネスメールの書き方や名刺の渡し方、時には自分という“商品”を売り込んだり、見知らぬ相手に電話をかけてアポイントを取ったり……。「改まったコミュニケーションは苦手だから」と敬遠している間にライバルに差を開けられそう? いえ、それどころではありません。情熱を注げる仕事があるにもかかわらず、ビジネスマナーに疎いというだけで、無意識のうちに大失敗をしている可能性もあります。今回のテーマは「電話のかけ方」。ビジネスルールにのっとって考えると、電話の応対にもマナーがあるんです。

2018年04月10日

スマホではなく固定電話であっても、今や先方の電話番号は通知される機種がほとんど。後ほどその電話番号にコールバックして「先ほどこの番号からお電話をいただいた者ですが、どなたかご用がおありでしょうか?」と聞けば、ビジネスマナーとしては十分です。それに、見覚えのない電話番号なら、かけ直さなくても良いのです。どうしてもあなたに用事がある人(企業)なら、必ずまたかけてきてくれます。

相手が不在の場合、コールバックを頼んでOK?

次に、いくつかのシチュエーション別に電話での正しい対応を考えてみましょう。
用事があってかけた相手が不在だと告げられた時、どうすべきだと思いますか。ビジネスマナーでは「依頼の案件であれば、再度こちらからかけるのが礼儀」です。代理に出た人が「こちらからかけ直しましょうか」と親切に申し出てくれたらお願いしても失礼にはなりませんが、わざわざコールバックしてくれた相手に対して何かしらのお願い事をするというのは、あまりスマートなこととはいえません。「お願いごとですので、こちらから改めます」と伝え、その上で「何時頃おかけするのがご都合よろしいですか?」と聞くこと。次にかける際、「先ほどお電話差し上げた際、この時間にお電話するように教えていただきました」と伝えればスムーズです。

すぐに返事ができないビジネス電話の場合

フリーで仕事をしていると「○月○日のご都合を教えてください」などという電話がかかってくることもよくあります。うろ覚えの記憶でその場で返事をしないこと! ビジネスの場で「返事が早い人」は重宝されますが、だからといっていい加減な返事をした挙句に「思い違いでその日はNGでした」などと後から伝えれば、その場で、その仕事だけでなく今後の信用も失ってしまいます。確実な返事を、なるべく早いタイミングで返すこと。これが最も重要です。

また、考慮する時間が欲しい時に「ちょっと夫の仕事の都合を確認します」「子供の夏休みと重なっているかもしれません」「その日は○○(他社名)の仕事が入っている」など、ていねいに答えるつもりが、プライベートのことや機密にしなくてはならない他社名を伝えてしまうと逆にアウト。特に詳細な理由は伝えなくても大丈夫です。必要なのは、いつまでに返事をするか、それを明確にしておくことです。

企業やメディアに売り込みの電話をする場合

誤解を恐れずに言うならば、アナログなビジネススタイルがメインだった一時代前であればまだしも、メールもインターネットも自在に使える現代において「見知らぬ相手に自分を売り込むのに、最初の手段として電話を使う」というのは、よほどの勝算がない限り避けた方が無難です。

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