失敗しない電話のかけ方、対応&応対

スキルアップ

企業勤務経験がなくても、ビジネスに不慣れでも、フリーで仕事をする以上、避けては通れない「必要最低限のビジネスマナー」というものがあります。ビジネスメールの書き方や名刺の渡し方、時には自分という“商品”を売り込んだり、見知らぬ相手に電話をかけてアポイントを取ったり……。「改まったコミュニケーションは苦手だから」と敬遠している間にライバルに差を開けられそう? いえ、それどころではありません。情熱を注げる仕事があるにもかかわらず、ビジネスマナーに疎いというだけで、無意識のうちに大失敗をしている可能性もあります。今回のテーマは「電話のかけ方」。ビジネスルールにのっとって考えると、電話の応対にもマナーがあるんです。

2018年04月10日

自分が料理家として活動しており、料理本を出版したいとかメディアで活躍する場を探しているという場合などが顕著な例ですが、今やお金をかけなくても自分の活動やセンスを発表する手段は多々あります。インスタグラムで作品やアイデアを投稿し、ビジネスアカウントも取得した上でプロフィール欄に「お仕事のお問い合わせ・ご依頼はDM(ダイレクトメッセージ)で」と書いておけば、国内だけでなく海外とも気軽につながることが可能です。もう少しお金をかけて自身のウェブサイトを立ち上げ、そこに事例や作品の画像をアップし続けることで問い合わせが来ることだって不可能ではありません。さまざまな公募イベントに応募して実力を試すこともできます。そんな時代に「会ってくれれば私の良さはきっと伝わるはず」と思うのは、少々独りよがりかも。

「気軽にお問い合わせください」というメッセージを発信している相手であれば、礼儀正しく名乗った上で「私の仕事について一度ご説明を差し上げたいのですが、お聞きいただくことは可能でしょうか」と聞いてみるのも良いかもしれません。あくまでも相手にそういったオープンマインドがあるかどうかを察してからの行動にするのがポイントです。

まとめ

いかがでしょうか。ネット社会、メール先行の時代だからこそ、電話を使うシチュエーションというのはより、以前に比べて狭くなっているようです。それだけに、電話のマナーに関しては、自分都合ではなく相手のことをどれだけ想像できるかがキーとなります。

最後に、ビジネスシーンの電話で使えるフレーズをいくつかご紹介しましょう。

  • 「突然のご連絡、恐れ入ります。○○の△△と申します。□□様はいらっしゃいますか」
  • 「今、少々お時間いただいてもよろしいでしょうか」
  • 「後ほど、改めてお電話させていただきます。何時頃だとご都合よろしいですか」
  • 「申し訳ありません。確認して○日までに改めてこちらからご連絡差し上げます」

見知らぬ相手とも心地よいコミュニケーションがとれるよう、健闘をお祈りします。

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