未経験者・初心者でも大丈夫! イベント開催の成功法【ビジネスマナー塾】

フリーで働いている人にとって、自分の存在や仕事内容を世に知らしめるには、様々な手法があります。中でも昨今では、イベントやワークショップのように、参加者も主催者も楽しんで参加できるスタイルの催事を、PR活動として役立てるのが人気。特に料理やお菓子などの教室を主宰している人にとっては、雑誌やテレビなどのメディアでは伝えることのできない「味わい」や「雰囲気」を、たくさんの人々に伝えることができるので効果的です。初心者でもイベント開催に成功するポイントについて考えてみましょう。

 

2018年09月11日

イベントやワークショップを開催するメリットとは

フリーで働く人にとって、自らの活動を発表したり、同業者や異なる業界で活躍する仲間と組んで自分たちのパフォーマンスを見せて展示したりする、いわゆる「イベント」や「ワークショップ」は、モチベーションアップにつながるだけでなく、内外に向けて存在感を示すのにも役立ちます。また、メディアに登場するのではなく、相手のリアルな反応を見たり感じたりできる点でも、その意味合いは大きいといえるでしょう。

例えば、入会するには何カ月も待たなくてはならないような料理家が、食材メーカーと組んで1日だけの料理教室イベントを開催したら? 以前からこの料理家に興味を持っている“生徒予備軍”や、この料理家の起用を考えていたメディアなどは、イベントであれば気軽に参加でき、必要な情報を得ることができます。オンラインショッピングのスタイルで、限られた数の自作クラフトグッズを販売している作家などは、何名かの仲間たちと共にワークショップを開くことで、生業(なりわい)にしているクラフトグッズのストーリー性をよりリアルかつダイレクトに消費者に伝えることが出来ますし、会場を訪れた他の作家のファンが、自分の作品にも見て触れてくれることで新たなファンとなる可能性も十分期待できます。

SNSが、不特定多数に向けてビジュアルと文字情報で発信者の世界観を伝えるコミュニケーションツールであるなら、イベントやワークショップというのは、実際にフェイストゥーフェイスで主催者個人の雰囲気や世界観をよりダイレクトに潜在的なファンに伝えられる有効なメソッド。手間も労力もかかりますが、その分、得るところもあり、何よりも相手の反応を直に見ることで、自分では気づかなかった新たな方向性が見つかる場合も。「新しい可能性を探ってみたい」「もっと知らない人と会って、自分の作品や料理の評価を知りたい」と思っているなら、一度は着手してみることをおすすめします。

最初の第一歩は「イベントの企画を立てること」

「イベントを開催したい!」と思ったら、何から手を付ければよいのでしょうか。正解はシンプルです。まずは「イベントの企画を立てること」。拍子抜けしてしまうでしょうか? でも実は、小規模な会から大規模イベントに至るまで、失敗に終わる催事やワークショップというのは、この企画がしっかりと立てられていないためにそうなってしまうことがほとんどなのです。

イベント開催に必要な「企画」とはどのようなもの?

そもそも、巷にあふれかえっている「企画」はあまりにもざっくりし過ぎていて、いざ「イベントの企画を立てよう」といってもピンとこない人が多いかもしれません。イベント会社やPR企業などの業界で多少の経験があればずいぶん差が出るものですが、フリーで活躍する一般企業での就業経験に乏しい人がイベントやワークショップを開きたいと思ったら、まずは多数の他社(者)イベントに参加してじっくりとその内容を見つめてみると、意外な部分で「企画」が生きていることに気づかされるものです。

企画作りや書類作成に苦手意識を持っている場合でも、差し当たってはイベントを開催するための企画草案を、メモや手描きでもいいので書き出してみるのが断然おすすめです。そうすることで、弱い面や問題点が浮き彫りとなり、より魅力的で無駄のないイベント運営に役立てられるからです。

「企画がなっていないイベント」というのは、例えば下記のような例が考えられます。

例1) 仲のいい料理家数名が組んで、お菓子を作るワークショップを主催。旧知の仲であるため、わざわざ事前打ち合わせにそれほど時間をとらなくても大丈夫だろうという意図のもと、「楽しんでお菓子を作る」というだけのざっくりした企画テーマでスタートしたために、いざ当日になってみたらエレガントなフランス菓子からキッズ向けの簡単レシピが混在する不思議なイベントメニューに。参加者も当惑の表情を隠せない様子だった。また、作ったお菓子をお土産に持ち帰れるシステムも、料理家によって実施がまちまちだったため、期待していた参加者からは残念だと言われてしまった。

例2) 口コミ人気抜群の料理教室を主宰するMさんが一念発起し、キッチンスタジオを貸し切りにして、旬の食材をふんだんに使って楽しむ1日だけの体験型料理教室を主催。ふだんは、料理教室の運営に困った経験がないので、たくさんの人が来てくれるだろうと期待していたら、直前になっても枠が埋まらず、参加者集めに大苦戦するはめに。「旬の食材で作る料理教室」を、口コミで伝えてもらえばすぐに集まると思っていたのが誤算だったのか。

いかがでしょうか。二つの例は共に、初期の時点ではそれほど破たんしているようには思えないものの、「企画意図が第三者に伝わりにくかった」のが失敗の原因だったことは確か。では、どうすればイベント初心者でも成功する企画が立てられるようになるのでしょう。

ここでは、上記の例2に登場したMさんの失敗を例にとって、これがもっと成功するにはどのような手法があったのか考えてみます。

企画手順① 開催したいイベントの目的は明確にしなければならない

イベントの開催目的が何であるのかは、最初に決めるべき大事なポイントです。そして、この開催目的も「参加者にとって、このイベントに参加する意義は?」「主催者にとっての開催メリットは?」と、双方向にとっての目的の明確化が必要です。例えば、参加者にとってであれば「料理初心者でも基本の包丁使いまでマスターできる」「料理のマンネリに悩む主婦が、毎日の献立作りに気づきを得られる」といった具体的なメリットが挙がっていれば、そのイベントが自分に向いているかどうか、応募前に判断が出来ます。主催者にしても、収入を得ることが開催目的なのか、それとも知名度をアップさせたいのか、もしくは新たな客層へのマーケティングを目的としているのかなど、どこに主眼を置くかによって、イベントの企画内容はもっと具体的になるはず。

Mさんの場合、このどちらも漠然としたものでした。ふだんから人気がある教室で、レッスンに参加する生徒の打ち明け話や悩みなども聞いていたので、無意識のうちに「レッスンイベントを開催すれば、参加者は集まる」という感覚を持ってしまっていたのかもしれません。が、メディアへの登場経験が少ないMさんは、生徒達には絶大な人気を誇るものの知名度としてはまだまだの存在。それに、例え著名なタレント料理家のレッスンイベントだったとしても、企画意図が曖昧では参加者にはその魅力は伝わりません。

企画手順② イベント内容がブレないように、常に俯瞰(ふかん)で眺めるクセを持つ

広告代理店やPR会社など、年中イベントを開催しているプロフェッショナルは、イベントの企画を立てる時は最初に「ペルソナ」を設定することが多いものです。「ペルソナ」とはマーケティング用語で「対象(ターゲット)となる人物像を具体的にイメージして表現すること」。イベントを企画する際、来てほしい参加者とは何歳くらいなのか、どこに住んでいるか、性別や既婚・未婚、趣味嗜好、世帯年収や可処分所得、ファッションセンスから食事の好みに至るまで、細かく設定して作り上げたペルソナがそのイベントに何を望むのか、徹底的に考えることから企画内容の考案が始まります。

イベント開催の経験がない初心者がそこまで考える必要はないかもしれません。が、ある程度ペルソナを設定すると、その後の企画考案が非常にスムーズになります。例えば、料理イベントでレッスンを行うレシピ内容を決める時。ペルソナが「20~30代の料理初心者。流行に敏感で、婚活にも熱心な大手企業勤務の女性」だと決めたなら、おのずと、ワイルドな高カロリー料理や難易度の高い料理などは候補から外すことになるでしょう。参加費の設定にしても、この層の女性たちであればいくらくらいの参加費が適当か、考えやすくなります。その日、主催者が身に着けるファッションや髪型、テーブルのスタイリングまで、すべてを無理なくつなぐのが、このペルソナという存在。企画内容がブレないようにするためには、常にペルソナの気持ちに立って、周りを眺めてみるだけでいいのです。

企画手順③ イベント内容が決まったら、頭の中で予行演習をしてみる

イベント内容の大枠が決定したら、あとは参加者数や必要な機材の有無・調達法、参加費の徴収など、イベントのディテールを考えます。

イベント前日になって食材運搬の交通手段を考えてなかったことに気付いたり、当日になって大人数のドタキャンが出たりという予期せぬトラブルが起こるのも、イベントの常。そういった事態に陥らないためには、一にも二にも周到な準備が必要で、そのためには「リハーサル」が効果大です。といっても、本当に実施するのは難しいので、代わりに徹底的に頭の中で行います。イベントの募集告知後の参加者とのやりとり(問い合わせがたくさん来たらどうやって対応する? 電話? メール?)、事前のリマインド(ドタキャン防止の必殺技)、20人が退屈せずにレッスンに参加してくれるか(手順や会場の音響も確認が必要!)、イベント終了から撤収までの段取り(ゴミ処理はどうする?)など、考えておくべきことは山積みです。想像するにも限度がある、という人は、似たようなイベントの主催経験者に実際に会って話を聞いてみるのも良い方法です。

イベントは開催場所によって成功するかどうかが決まる?

イベントを開催するのに最も大切なことは、企画とその内容にあるということが分かりました。次に考えなければならない重要なポイントは、「どこで開催するのが正解か」という問題。ここでも料理イベントを例にとりますが、会場を決めるという作業は、全体の収支を大きく左右するので大変重要なポイントです。また、会場の規模や地の利によって、参加者が集まりやすかったり、逆に敬遠されたりということも。イベントの企画内容や自分の技量、予算によって、どこで開催するのが最も成功の可能性が高くなるか、思案と試算が欠かせません。

一般的な料理イベントを開催できる候補地としては、下記のような例があります。

  1. 料理家や友人の個人宅(自由が効くが少人数開催となり、プライバシーの問題も考慮が必要)
  2. キッチンスタジオやギャラリー(撮影やイベント用に貸し出しているキッチン付きの部屋。レンタル料や規模、条件もさまざま)
  3. 飲食店の場所貸し(定休日やアイドルタイムに利用。レンタル料も規模、条件もさまざま)
  4. 自治体が持つセミナースペース(地元のコミュニケーションセンターなど。レンタル料は比較的安価ながら、設備は最低限であることが多く、自分のイメージ通りの空間に仕上げるのが難しい)
  5. 屋外スペース(開放的な雰囲気ながら自治体への事前の許可取り、参加者のケア、調理器具や食器の運搬はハード)
  6. 企業との連携による開催(企業が持つキッチンスタジオや運営会場、百貨店など。条件は整っている場合も多く、ギャランティが見込める場合もあるが、事前に企業との関係構築が必要。クライアントのイメージに沿って会を作り上げる必要あり)

未経験者であれば、上記の例の中から最も取り掛かりやすい条件を選び、その場所で出来る範囲内でイベント企画を立ててみるとよいでしょう。同業者がイベントを開催する機会があれば積極的に参加すると、実例が見られる絶好の機会になります。

イベント開催初心者が見落としがちなポイントとは

ふだん、料理教室を主宰している人であれば「イベントなんて、レッスンを別の場所で、ちょっと多めの人数を相手に行うくらいのことでしょう?」と考えることもあるかもしれませんが、イベントと日常の料理教室は似て非なるもの。参加者が初対面の人々だと、見知った生徒達であれば笑って許してくれるような小さなミスもクレームの対象になったりします。自分が表現したいこと、伝えたいことを考えるのがイベント企画を立てる初期段階であるなら、参加を募る前の中期~イベント直前は、徹底的に参加者目線で会の運営をシミュレートしていきましょう。

イベント開催の初心者が見落としがちで、なおかつ参加者からのクレーム対象になりやすいのは、下記のような部分です。

  • 応募に関して) イベントのテーマが分かりにくい、開催場所の情報がないor分かりにくい、駐車場はあるか、開始時間はあるのに終了時間が分からない、年齢制限があるのか、子ども連れの参加はOKか、必須持参物の指示がない、会場で靴を脱ぐのか土足のままでOKか、参加費の支払い方法が難しいor分かりにくい、問い合わせの方法が分からない、など。
  • イベント中) 道に迷って会場に電話したらつながらない、グループで参加したのに席を離された、食材アレルギーがあるのに配慮がない、主催者が話す声が聴こえない、周りがうるさい、内容が難しすぎるor簡単すぎる、渡されたレシピや資料が間違い&誤植だらけ、写真を撮るタイミングがない、試食できる量が少ない、など。
  • イベント後) 勝手に当日の画像を主催者のSNSで公開されていた、忘れ物の問い合わせをしたらたらい回しにされた、内容を考えると参加費が高かった、など。

さらに、主催者の立場でも、会場のオーナーとの連携がうまくいかず必要な調理道具や器が揃っていない、悪天候でドタキャンする人が多数出た、下準備しておいた食材を会場に持参するのを忘れた、時間が延びて予想外の会場延長料金がかかった、調理家電の使い方が難しく立ち往生する参加者が続出、音響設備の調子が悪くBGMなしで進める羽目に、ゴミは持ち帰りがルールと言われ大量の生ごみと共にタクシー利用することに、など、あらゆるトラブルの可能性があります。

こういったことを完璧に未然に防ぐ方法というのは残念ながらありません。しかし、何度もイベントを開催している手練れの料理家であれば、初めての場所には事前に何度か下見に行ってすべての食器や道具を検分しておいたり、一人で出来そうな気配であっても念のために2名ほどアシスタントを手配しておいたりと、何か起こっても逃げられる手をいくつも考えておくのが常套手段。「迷ったら余分に材料を準備する」「迷ったら手間が少ないレシピを選ぶ」など、なるべく無理のないように進めていくことで、リスクヘッジは可能です。

まとめ

基本的に、イベントやワークショップを開催したいと考えるフリーワーカーというのは、他人と接するのが好きだというタイプが多いものです。さらに、「食の喜びをもっと世界に伝えたい」とか、「料理の醍醐味を若い人たちとシェアしたい」など、企画を決意したきっかけは純粋で崇高なマインドであったはず。そんな思いを今後のビジネスに役立てようとしているわけですから、多少不慣れだったり高いハードルがあったとしても、「楽しい!」という気持ちで乗り切れることが多々あります。

綿密な考察や準備はイベント成功には欠かせない重要ポイントですが、その反面、「熱い思い」がなくでは、開催する意味も今後の可能性も薄いものとなります。趣味の範囲でこれまで活動を続けてきた人も、一度、イベントやワークショップを開くことでビジネスの可能性を探ってみる価値はありそうです。「好きを仕事にする」という幸せな人生を築くきっかけを見つけてみませんか。

 

 

 

 

写真/Getty Images

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