初めてのイベント開催 成功法

スキルアップ

フリーで働いている人にとって、自分の存在や仕事内容を世に知らしめるには、様々な手法があります。中でも昨今では、イベントやワークショップのように、参加者も主催者も楽しんで参加できるスタイルの催事を、PR活動として役立てるのが人気。特に料理やお菓子などの教室を主宰している人にとっては、雑誌やテレビなどのメディアでは伝えることのできない「味わい」や「雰囲気」を、たくさんの人々に伝えることができるので効果的です。初心者でもイベント開催に成功するポイントについて考えてみましょう。

 

2018年09月11日

イベント開催に必要な「企画」とはどのようなもの?

そもそも、巷にあふれかえっている「企画」はあまりにもざっくりし過ぎていて、いざ「イベントの企画を立てよう」といってもピンとこない人が多いかもしれません。イベント会社やPR企業などの業界で多少の経験があればずいぶん差が出るものですが、フリーで活躍する一般企業での就業経験に乏しい人がイベントやワークショップを開きたいと思ったら、まずは多数の他社(者)イベントに参加してじっくりとその内容を見つめてみると、意外な部分で「企画」が生きていることに気づかされるものです。

企画作りや書類作成に苦手意識を持っている場合でも、差し当たってはイベントを開催するための企画草案を、メモや手描きでもいいので書き出してみるのが断然おすすめです。そうすることで、弱い面や問題点が浮き彫りとなり、より魅力的で無駄のないイベント運営に役立てられるからです。

「企画がなっていないイベント」というのは、例えば下記のような例が考えられます。

例1) 仲のいい料理家数名が組んで、お菓子を作るワークショップを主催。旧知の仲であるため、わざわざ事前打ち合わせにそれほど時間をとらなくても大丈夫だろうという意図のもと、「楽しんでお菓子を作る」というだけのざっくりした企画テーマでスタートしたために、いざ当日になってみたらエレガントなフランス菓子からキッズ向けの簡単レシピが混在する不思議なイベントメニューに。参加者も当惑の表情を隠せない様子だった。また、作ったお菓子をお土産に持ち帰れるシステムも、料理家によって実施がまちまちだったため、期待していた参加者からは残念だと言われてしまった。

例2) 口コミ人気抜群の料理教室を主宰するMさんが一念発起し、キッチンスタジオを貸し切りにして、旬の食材をふんだんに使って楽しむ1日だけの体験型料理教室を主催。ふだんは、料理教室の運営に困った経験がないので、たくさんの人が来てくれるだろうと期待していたら、直前になっても枠が埋まらず、参加者集めに大苦戦するはめに。「旬の食材で作る料理教室」を、口コミで伝えてもらえばすぐに集まると思っていたのが誤算だったのか。

いかがでしょうか。二つの例は共に、初期の時点ではそれほど破たんしているようには思えないものの、「企画意図が第三者に伝わりにくかった」のが失敗の原因だったことは確か。では、どうすればイベント初心者でも成功する企画が立てられるようになるのでしょう。

ここでは、上記の例2に登場したMさんの失敗を例にとって、これがもっと成功するにはどのような手法があったのか考えてみます。

企画手順① 開催したいイベントの目的は明確にしなければならない

イベントの開催目的が何であるのかは、最初に決めるべき大事なポイントです。そして、この開催目的も「参加者にとって、このイベントに参加する意義は?」「主催者にとっての開催メリットは?」と、双方向にとっての目的の明確化が必要です。例えば、参加者にとってであれば「料理初心者でも基本の包丁使いまでマスターできる」「料理のマンネリに悩む主婦が、毎日の献立作りに気づきを得られる」といった具体的なメリットが挙がっていれば、そのイベントが自分に向いているかどうか、応募前に判断が出来ます。主催者にしても、収入を得ることが開催目的なのか、それとも知名度をアップさせたいのか、もしくは新たな客層へのマーケティングを目的としているのかなど、どこに主眼を置くかによって、イベントの企画内容はもっと具体的になるはず。

Mさんの場合、このどちらも漠然としたものでした。ふだんから人気がある教室で、レッスンに参加する生徒の打ち明け話や悩みなども聞いていたので、無意識のうちに「レッスンイベントを開催すれば、参加者は集まる」という感覚を持ってしまっていたのかもしれません。が、メディアへの登場経験が少ないMさんは、生徒達には絶大な人気を誇るものの知名度としてはまだまだの存在。それに、例え著名なタレント料理家のレッスンイベントだったとしても、企画意図が曖昧では参加者にはその魅力は伝わりません。

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写真/Getty Images

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