初めてのイベント開催 成功法

スキルアップ

フリーで働いている人にとって、自分の存在や仕事内容を世に知らしめるには、様々な手法があります。中でも昨今では、イベントやワークショップのように、参加者も主催者も楽しんで参加できるスタイルの催事を、PR活動として役立てるのが人気。特に料理やお菓子などの教室を主宰している人にとっては、雑誌やテレビなどのメディアでは伝えることのできない「味わい」や「雰囲気」を、たくさんの人々に伝えることができるので効果的です。初心者でもイベント開催に成功するポイントについて考えてみましょう。

 

2018年09月11日

企画手順② イベント内容がブレないように、常に俯瞰(ふかん)で眺めるクセを持つ

広告代理店やPR会社など、年中イベントを開催しているプロフェッショナルは、イベントの企画を立てる時は最初に「ペルソナ」を設定することが多いものです。「ペルソナ」とはマーケティング用語で「対象(ターゲット)となる人物像を具体的にイメージして表現すること」。イベントを企画する際、来てほしい参加者とは何歳くらいなのか、どこに住んでいるか、性別や既婚・未婚、趣味嗜好、世帯年収や可処分所得、ファッションセンスから食事の好みに至るまで、細かく設定して作り上げたペルソナがそのイベントに何を望むのか、徹底的に考えることから企画内容の考案が始まります。

イベント開催の経験がない初心者がそこまで考える必要はないかもしれません。が、ある程度ペルソナを設定すると、その後の企画考案が非常にスムーズになります。例えば、料理イベントでレッスンを行うレシピ内容を決める時。ペルソナが「20~30代の料理初心者。流行に敏感で、婚活にも熱心な大手企業勤務の女性」だと決めたなら、おのずと、ワイルドな高カロリー料理や難易度の高い料理などは候補から外すことになるでしょう。参加費の設定にしても、この層の女性たちであればいくらくらいの参加費が適当か、考えやすくなります。その日、主催者が身に着けるファッションや髪型、テーブルのスタイリングまで、すべてを無理なくつなぐのが、このペルソナという存在。企画内容がブレないようにするためには、常にペルソナの気持ちに立って、周りを眺めてみるだけでいいのです。

企画手順③ イベント内容が決まったら、頭の中で予行演習をしてみる

イベント内容の大枠が決定したら、あとは参加者数や必要な機材の有無・調達法、参加費の徴収など、イベントのディテールを考えます。

イベント前日になって食材運搬の交通手段を考えてなかったことに気付いたり、当日になって大人数のドタキャンが出たりという予期せぬトラブルが起こるのも、イベントの常。そういった事態に陥らないためには、一にも二にも周到な準備が必要で、そのためには「リハーサル」が効果大です。といっても、本当に実施するのは難しいので、代わりに徹底的に頭の中で行います。イベントの募集告知後の参加者とのやりとり(問い合わせがたくさん来たらどうやって対応する? 電話? メール?)、事前のリマインド(ドタキャン防止の必殺技)、20人が退屈せずにレッスンに参加してくれるか(手順や会場の音響も確認が必要!)、イベント終了から撤収までの段取り(ゴミ処理はどうする?)など、考えておくべきことは山積みです。想像するにも限度がある、という人は、似たようなイベントの主催経験者に実際に会って話を聞いてみるのも良い方法です。

イベントは開催場所によって成功するかどうかが決まる?

イベントを開催するのに最も大切なことは、企画とその内容にあるということが分かりました。次に考えなければならない重要なポイントは、「どこで開催するのが正解か」という問題。ここでも料理イベントを例にとりますが、会場を決めるという作業は、全体の収支を大きく左右するので大変重要なポイントです。また、会場の規模や地の利によって、参加者が集まりやすかったり、逆に敬遠されたりということも。イベントの企画内容や自分の技量、予算によって、どこで開催するのが最も成功の可能性が高くなるか、思案と試算が欠かせません。

一般的な料理イベントを開催できる候補地としては、下記のような例があります。

  1. 料理家や友人の個人宅(自由が効くが少人数開催となり、プライバシーの問題も考慮が必要)
  2. キッチンスタジオやギャラリー(撮影やイベント用に貸し出しているキッチン付きの部屋。レンタル料や規模、条件もさまざま)
  3. 飲食店の場所貸し(定休日やアイドルタイムに利用。レンタル料も規模、条件もさまざま)
  4. 自治体が持つセミナースペース(地元のコミュニケーションセンターなど。レンタル料は比較的安価ながら、設備は最低限であることが多く、自分のイメージ通りの空間に仕上げるのが難しい)
  5. 屋外スペース(開放的な雰囲気ながら自治体への事前の許可取り、参加者のケア、調理器具や食器の運搬はハード)
  6. 企業との連携による開催(企業が持つキッチンスタジオや運営会場、百貨店など。条件は整っている場合も多く、ギャランティが見込める場合もあるが、事前に企業との関係構築が必要。クライアントのイメージに沿って会を作り上げる必要あり)

未経験者であれば、上記の例の中から最も取り掛かりやすい条件を選び、その場所で出来る範囲内でイベント企画を立ててみるとよいでしょう。同業者がイベントを開催する機会があれば積極的に参加すると、実例が見られる絶好の機会になります。

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写真/Getty Images

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